كتابة التقارير – العناصر وبعض الأمثلة: مع 8 نصائح أساسية

يتم تعريف كتابة التقارير على أنه أسلوب رسمي للكتابة يستخدم لوصف موضوع ما بالتفصيل. إن التقارير مخصصة لجمهور مستهدف محدد ويتضمن تقارير مختلفة.

مقدمة

تشمل كتابة التقارير أنواع مختلفة من البيانات، مثل التقارير البحثية والتقارير العلمية وتقارير العمل اليومية وكتابة تقارير الأعمال وتقارير المبيعات وتقارير المدرسة وتقارير وسائل التواصل الاجتماعي وتقارير الكتب وتقارير التسويق ، إلخ.

يجب أن تكون كتابة التقارير وفقاً لتنسيق الكتابة الصحيح حتى يسهل قراءته وفهمه. هناك طرق مختلفة لتقديم التقرير. يمكن أن تتضمن كتابة التقارير ما يلي: الرسوم البيانية المرئية أو مجموعات الشرائح التفاعلية أو المستندات المطبوعة.

خصائص كتابة التقارير الجيدة

الخصائص المهمة لكتابة التقرير هي كما يلي:

• يجب أن يكون التقرير موجهاً لجمهور مستهدف معين وله غرض محدد.
• الكتابة التقريرية يجب أن تكون واضحة وتتضمن تخطيطات معدة مسبقًا.
• يجب أن يتكون التقرير من حقائق ومعلومات حقيقية فقط ويجب ألا يحتوي على أي آراء.
• يجب أن يكون هيكل التقرير واضحًا بالمؤشرات والعناوين المرقمة بالإضافة إلى العناوين الفرعية.
• يتضمن التقرير في كثير من الأحيان عدة ملاحق.
• يجب أن يستخدم التقرير الرسوم والرسوم البيانية والجداول لإثبات نقطة ما.
• يحتوي التقرير عادة على ملخص مع إبراز النقاط الأساسية.

عناصر مهمة في كتابة التقارير

العناصر المهمة هي كما يلي:

• وصف الموقف أو الحدث.
• تحديد أهمية الموقف أو الحدث.
• تقييم نتائج التقرير.
• مناقشة نتائج العمل المستقبلي.
• توصية لعمل مستقبلي معين.
• الاستنتاجات.

الخطوات الرئيسية لكتابة التقارير: 5 خطوات 

اتبع الخطوات التالية لكتابة تقرير عمل فعال:

أولاً: تحديد جمهورك المستهدف

من الضروري أن تعرف مسبقًا لمن تكتب التقرير ومن سيقرأه. هذه خطوة رئيسية تحدد شكل تقريرك ، والمحتويات التي سيتم تضمينها ، والنبرة التي يجب استخدامها أثناء كتابته. حدد جمهورك المستهدف وقم بصياغة تقريرك لهؤلاء الأشخاص المحددين.

ثانياً: حدد المحتوى مسبقًا

لقد حددت جمهورك بالفعل ، والآن حان الوقت للتركيز على الغرض من التقرير. أنت تعرف بالفعل من سيقرأ تقريرك ، لذا اسأل نفسك عن توقعاته من التقرير والمعلومات المحددة التي يبحث عنها. سيعطي ذلك لكاتب التقرير صورة واضحة عما يجب عليه تضمينه أو تجنبه.

ثالثاً: قم بتحديد هيكلة تقريرك

تعتبر بنية التقرير خطوة حاسمة حيث تساعد الهيكلة الجيدة على قراءة التفرير وفهمه بشكل صحيح. غالبًا ما تختلف التقارير بسبب الأقسام التي يستخدمها الكاتب. قم بتضمين العناصر الأساسية مثل العنوان والملخص التنفيذي وجدول المحتوى والمقدمة التي تحدد الغرض من التقرير وغيرها من أقسام.

رابعاً: استخدم لغة رسمية

إذا كنت تبحث عن توجيهات حول كيفية كتابة تقرير ، فمن المهم استخدام لغة رسمية. ستجعل النبرة الاحترافية والصياغة الموجزة التقرير واضحًا للقارئ. لا تستخدم الجمل المبتذلة أو المكررة. بدلاً من ذلك ، اهتم بكتابتها بأبسط ما يمكنك.

خامساً: التدقيق والتحرير

لقد أكملت تقريرك ، وهو أحد أفضل الأعمال التي قمت بها ، بلا شك ، لكن قم بمراجعته إذا كنت تبحث عن توجيهات حول كيفية كتابة تقرير.

هذه إحدى أهم خطوات كتابة التقرير لأنها تتيح للكاتب مراجعة كلماته والتقاط أي أخطاء قد تكون حدثت. حتى إذا كنت متأكدًا بنسبة 100%، فراجع التقرير قبل إرساله إلى الجمهور المهتم.

بمجرد كتابة التقرير ، اتركه جانبًا لمدة ساعة أو ساعتين ثم قم بالتدقيق اللغوي كما يمكنك أن ترى الأخطاء بأعين جديدة مرة أخرى.

نموذج (1) جاهز لـ كتابة التقارير

من الضروري كتابة التقرير بالتنسيق الصحيح للحفاظ على صحته. تشمل الأقسام الرئيسية لتنسيق الكتابة القياسي للتقرير الأقسام التالية:

أولاً: قسم العنوان

يتكون هذا القسم من التقرير من اسم الكاتب وتاريخ إعداد التقرير، وعنوان التقرير والذي يعبر عن المحتوى بدقة.

ثانياً: الملخص

يتضمن هذا القسم من التقرير ملخصًا لجميع النقاط المهمة والتوصية والاستنتاج. تذكر أن تجعلها قصيرة قدر الإمكان ، لأنها نظرة عامة ولا ينبغي أن تكون وصفية أكثر من اللازم.

قم بتضمين جميع النقاط الرئيسية وذات الصلة بوضوح ودقة. بعض الناس لديهم عادة قراءة الملخص فقط ، وإذا أعجبوا به، عندها فقط يقرؤون بقية التقرير. اكتب الملخص بعد الانتهاء من التقرير بحيث يمكن أن يشمل جميع النقاط التي وردت.

ثالثاً: المقدمة

تكون المقدمة مكتوبة في الصفحة الأولى من التقرير. على الكاتب أن يشرح في هذا القسم سبب التقرير والغرض منه. سيتعين عليه أيضًا شرح كيفية ترتيب التفاصيل في التقرير.

رابعاً: الإطار النظري للتقرير

القسم الرئيسي من التقرير هو هذا الجزء، والذي يحتوي على عدة أقسام فرعية مفصلة. يرتب الكاتب عمومًا جميع المعلومات التي يدور حولها التقرير حسب الأهمية.

خامساً: الخلاصة

الخلاصة أو الاستنتاج هو القسم الأساسي من التقرير حيث يهتم الجميع بقراءة هذا القسم إن كانوا على عجلة من أمرهم. لذا يجب أن يكون هذا القسم خالياً من أي معلومات غير ضرورية لا علاقة لها بالمحتوى.

سادساً: التوصيات

يتضمن هذا القسم توصيات الكاتب بكلمات بسيطة ومباشرة.

سابعاً: الملاحق

يتضمن هذا القسم التفاصيل الفنية لدعم استنتاجاتك. بشكل عام هي المعلومات التي سيقرأها الخبير.

نموذج (2) جاهز لـ كتابة التقارير

أحد القوالب الجاهزة لكتابة التقارير هو:

(عنوان التقرير)

(التاريخ)

(اسم الكاتب)

(اسم الشركة)

(ملخص تنفيذي)

(مقدمة)

(الإطار النظري للتقرير)

(توصيات)

(استنتاجات/خاتمة)

مؤشرات مهمة للحصول على درجة عالية في كتابة التقارير

فيما يلي بعض المؤشرات المهمة للحصول على درجة عالية في كتابة التقرير:

1. استخدم اللغة اليومية مع الأسماء والضمائر وأجزاء الكتابة الأخرى.
2. استخدم جملًا مباشرة وقصيرة وبسيطة يسهل فهمها.
3. اجتهد من أجل الوضوح في جملك لأن تقريرًا واضحًا ومحددًا سيحصل دائمًا على الأفضلية.
4. استخدم لغة بسيطة حيث أنها سهلة الفهم وتوفر الوقت في فك رموز المعنى.
5. التزم بالحقائق التي يمكن ملاحظتها والتي يمكن إثباتها.
6. نظّم المعلومات في مجموعات واستخدم الفقرات لأنها أكثر منطقية وسهلة الفهم.
7. لا تستخدم صيغة المبني للمجهول، واعتمد دائماً على الأسلوب المباشر.
8. استخدم نمط التعداد النقطي في تقريرك فهو أكثر سلاسة في القراءة.

خاتمة

الفكرة من كتابة التقرير هي تقديم حقائق حول حدث أو موقف أو موضوع معين بطريقة موضوعية وموجزة وواضحة. إنها ورقة وقائعية جيدة التنظيم وغالبًا ما تُعتبر توصية لتقرير أو بحث مستقبلي.

طالع أيضاً: نموذج تقرير بحث علمي