مقدمة
تشير الادارة الالكترونية ، إلى أي عدد من الآليات التي تحول ما في المكتب التقليدي من عمليات ورقية إلى عمليات إلكترونية ، بهدف إنشاء مكتب بلا أوراق . هذه أداة لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، بهدف تحسين الإنتاجية والأداء.
يمكن للإدارة الإلكترونية أن تشمل كلا من الاتصالات داخل المكتب وداخل المكاتب لأي منظمة.
هدفها هو تقديم الشفافية الكاملة والمساءلة مما يؤدي إلى حوكمة إلكترونية أفضل داخل أي منظمة. في ألمانيا ، تستهدف هذه المبادرة بشكل خاص المؤسسات الحكومية ، حيث تمثل المساءلة العامة اهتمامًا خاصًا. كما يتم تطوير عمليات مماثلة في العديد من الشركات الأمريكية للمساعدة في الامتثال لقانون Sarbanes-Oxley .
يجب أن يكون تنفيذ أي حل للإدارة الإلكترونية متمحورًا حول العميل وليس على المؤسسة ، ويجب أن يزيل الاعتماد على أفراد معينين ، ويجب أن يقدم أنظمة عمل شفافة. تتضمن أمثلة الادارة الالكترونية ، الجداول الزمنية عبر الإنترنت وحساب المصاريف، كما يمكن استخدام هذه للمساعدة في تقليل التكاليف للمؤسسة.
ما هي الادارة الالكترونية؟
الادارة الالكترونية هي شكل من أشكال الإدارة العامة التي تستخدم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (ICT) لتنفيذ أنشطتها ، وتركز على ثلاث جبهات: العلاقات مع المواطن ، والعمل الداخلي ، والعلاقات مع المجالس المحلية الأخرى.
يحدد القانون 11/2007 ، 23 يونيو ، بشأن وصول المواطنين الإلكتروني إلى الخدمات العامة ، والمعروف أيضًا باسم Ley de Administración Electronica (LAECSP ، قانون الادارة الالكترونية) ، الإطار القانوني لتطوير الادارة الالكترونية.
مبادئ الادارة الالكترونية
تقوم الادارة الالكترونية على الأسس التالية:
- متعدد القنوات : الترويج للخدمات من خلال تقديمها عبر جميع القنوات المتاحة للمواطنين.
- الدعاية والشفافية الإدارية: زيادة كفاءة المعلومات الخاصة بالإجراءات الإدارية.
- سهولة الوصول : ضمان وصول جميع المواطنين إلى الخدمات والمعلومات من خلال الأجهزة الإلكترونية.
- التعاون بين الإدارات العامة : السماح بالتفاعل بين الإدارات وتقديم خدمات مشتركة للمواطنين. الاعتراف المتبادل بالوثائق الإلكترونية وأنظمة تحديد الهوية والتوثيق.
- الأمان : يتطلب توفير الخدمات الإلكترونية ، على الأقل ، نفس مستوى الأمان مثل الخدمات التي لا يتم تقديمها إلكترونيًا. يجب أن تسمح مستويات الأمان بزيادة المعاملات الإلكترونية مع القطاعات الحساسة بشكل خاص لهذه المشكلة (العمال المحترفون والشركات).
- التناسب : المطالبة فقط بالضمانات والتدابير الأمنية المناسبة للإجراء الجاري تنفيذه. لن يُطلب من المواطن تقديم معلومات أكثر مما هو ضروري للغاية.
- المسؤولية والجودة : احترام ما تقدمه الإدارات العامة من خلال الأجهزة الإلكترونية. قد يستلزم ذلك إعادة النظر في سياسات الاتصالات والمعلومات المحلية. (الإدارة الإلكترونية PDF)
- الحياد التكنولوجي : التقدم في استخدام المعايير المفتوحة أو تلك التي يستخدمها الجمهور بشكل عام ، وتجنب الاعتماد على أدوات البرمجيات مع تكاليف الترخيص في العلاقات مع المواطنين.
فوائد الإدارة الإلكترونية
تقدم الادارة الالكترونية مزايا مهمة ، سواء للمواطنين أو للإدارة نفسها.
للمواطنين:
- الوصول إلى الخدمات العامة على مدار 24 ساعة ، سبعة أيام في الأسبوع.
- إجراءات مباشرة وسريعة.
- لا حاجة لزيارة الإدارة جسديا.
للإدارات العامة:
الإدارة الإلكترونية للموارد البشرية:
- تحسين الخدمات ، وبالتالي صورة الإدارة.
- تحسين الكفاءة الداخلية.
- تكامل القنوات المختلفة لتقديم الخدمات.
- تعزيز الاستخدام العام للتكنولوجيات الجديدة.
لماذا الحكومة الإلكترونية والإدارة الإلكترونية؟
تطبيق الإدارة الإلكترونية
يبحث القطاع العام الذي نشير إليه باسم الحكومة والأقسام الخاصة عن أفضل الطرق الممكنة لتوصيل خدماتهم إلى أهدافهم أو الطرق المحسنة للوفاء بمسؤولياتهم. تخلق الحكومة من خلال الحكومة الإلكترونية الكثير من الطرق التي يمكن للمواطنين والحكومات من خلالها التواصل مع بعضهم البعض ، سواء كان ذلك لأغراض جمع المعلومات أو نشر المعلومات أو معاملات الخدمات أو قرارات الحوكمة أو أنواع أخرى من التفاعل.
بهذه الطريقة يتم تعزيز كل من المواطن الإلكتروني والديمقراطية الإلكترونية. من جانب الادارة الالكترونية ، يصبح العملاء ممثلين للنظام الإداري. وبذلك ، ستبدأ الإدارة الإلكترونية في عرض نظامها من وجهة نظر العميل ؛ جعل الادارة الالكترونية لها تأثير أكبر على العملاء وتقليل البيروقراطية باستخدام أساليب محددة لتكنولوجيا المعلومات للحصول على أفضل حل لإنشاء علاقة جيدة بين العميل والإدارة. (مقالات حول الإدارة الإلكترونية)
بصرف النظر عن تحريك الاتجاهات الجديدة في العالم ، تعد الحكومة الإلكترونية والادارة الالكترونية جزءًا من الأساليب المبتكرة للقطاعين العام والخاص لجعل الحياة أسهل للمواطنين والعملاء على التوالي.
الخاتمة
يشير مصطلح الإدارة الإلكترونية إلى طريقة أتمتة الوظائف الإدارية الرئيسية باستخدام التقنيات الإلكترونية والحاسوبية. الهدف الرئيسي للإدارة الإلكترونية هو تقليل الورق والمساحة الضائعة عن طريق تحويل المستندات والملفات المهمة إلى ملفات إلكترونية. أصبحت هذه الإستراتيجية شائعة في العديد من الصناعات حيث تعد الأعمال الورقية الثقيلة جزءًا رئيسيًا من إدارة الأعمال ، مثل الرعاية الصحية والوكالات القانونية والعلمية والحكومية.
كما اعتمدت الشركات الخاصة أيضًا الإدارة الإلكترونية في محاولة لتوفير الوقت والموارد. في الشركات التي تستخدم الادارة الالكترونية ، يتم فقدان أو إساءة التعامل مع عدد أقل من الأعمال الورقية من قبل الأفراد غير المصرح لهم. يتم استرداد الملفات إلكترونيًا ، لذلك هناك رمز إلكتروني متروك لتتبع من وصل إلى المستندات.
يمكن لهذا النظام توفير الأمان في شركة من خلال تحديد من يمكنه عرض ملفات معينة وطلب تصريح لأي شخص آخر يحتاج إلى الوصول إلى سجلات معينة. هذا مهم بشكل خاص في الصناعات التي تكون فيها سرية المريض أو العميل مهمة. أصبحت الإدارة الإلكترونية أيضًا ممارسة شائعة في عالم الأعمال حيث يستخدم المزيد من المهنيين البريد الإلكتروني ومعالجة الكلمات وشبكات التواصل الاجتماعي.
تسمح طرق الاتصال الإلكترونية هذه للأشخاص بمشاركة المعلومات والوثائق والسجلات بسلاسة عبر الإنترنت بدلاً من انتظار خدمات البريد والبريد السريع التقليدية. مع وجود ممارسات مكتبية مؤتمتة ، يتم نقل الرسائل بسرعة البرق ، مما يجعل العمليات أكثر كفاءة. تقضي الإدارة الإلكترونية على متاعب طباعة المستندات الورقية وإرسالها بالبريد وحفظها وتسليمها.
يستفيد المستهلكون من الإدارة الإلكترونية لأنها تؤثر على طريقة تسوقهم وشرائهم وبيعهم للسلع أو الوصول إلى السجلات. يمكن للمواطنين العاديين الحصول على دعم من الوكالات الحكومية والمؤسسات المالية عبر الإنترنت من خلال العمليات الإلكترونية ، بدلاً من إجبارهم على السفر إلى مباني المكاتب.
يمكن للمواطنين دفع الضرائب والحصول على بطاقات هوية بديلة وإجراء تغييرات على العنوان إلكترونيًا عبر الهاتف أو الكمبيوتر. يمكن للمستهلكين البحث عن الضروريات وطلب المعلومات أو إجراء عمليات الشراء بالطريقة نفسها.
تعتبر الإدارة الإلكترونية في بعض الصناعات مطلبًا. كجزء من قانون التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة ( HIPAA ) لعام 1996 ، طلب كونغرس الولايات المتحدة أن تخزن جميع مرافق الرعاية الصحية سجلات المرضى في نظام إلكتروني آمن. وقد مهد هذا الطريق للصناعات الأخرى لتحذو حذوها في تطوير سياسات مماثلة. لقد غيّر هذا الطريقة التي تتعامل بها العديد من الشركات مع السجلات ومن المحتمل أن تصبح مطلبًا لجميع المؤسسات في المستقبل.
