الإدارة بالاستثناء: كيفية تركيز الانتباه على ما يهم حقًا

في عالم الأعمال الحديث، يجد المديرون تحديات كثيرة. يعتمدون على “الإدارة بالاستثناء” لتحسين كفاءة العمل. هذا النهج يركز على المهام الأكثر أهمية¹.

يساعد المديرون على تحسين إنتاجية المنظمة. ويوجهون الموارد نحو الأنشطة الهامة¹.

المديرون يضمنون سير العمليات بشكل سلس. يراقبون مهام ذات أهمية مختلفة. لا يركزون فقط على إنجاز المهام، بل يحرصون على تحفيز الفريق².

الإدارة بالاستثناء هي طريقة رئيسية لتحقيق التوازن. يركز المديرون على المهام الأكثر أهمية².

المفتاح إلى النجاح

• فهم أهمية الإدارة بالاستثناء لتحسين إنتاجية المنظمة
• التركيز على المهام الأكثر أهمية وتخصيص الموارد المناسبة
• تحفيز الفريق والسماح لهم باتخاذ القرارات المناسبة
• إنشاء نظام للرصد والتقييم لتحديد الاستثناءات بشكل فعال
• تطوير مهارات الإدارة والقيادة لتنفيذ الإدارة بالاستثناء بنجاح

مقدمة إلى الإدارة بالاستثناء

في عالم الأعمال اليوم، الإدارة بالاستثناء (Management By Exception) تعد فكرة مهمة للمديرين³. هذا المفهوم يركز على المهام الأساسية والاستراتيجية، لا على المهام الروتينية³. يساعد هذا النهج المديرين على التركيز على القضايا الهامة بكفاءة³.

دور المدير ومسؤولياته

في إدارة بالاستثناء، المدير يلعب دورًا أساسيًا في التعامل مع المشكلات والفرص الكبرى³. يجب على المديرين تحديد الأهداف، وتقييم الأداء، وتحليل البيانات³.

المديرين يتحققون من الاستثناءات وتخذون قرارات بشأنها³. هذا يسمح لهم بالاستفادة من الوقت بكفاءة، والتعرف على الأسباب وراء الأداء³.

تعريف الإدارة بالاستثناء

الإدارة بالاستثناء تعني التركيز على المهام المهمة، وتجاهل المهام غير المهمة³. هذا يمنح المديرين إطارًا عمل يوجههم نحو المهام الأكثر أهمية³.

“الإدارة بالاستثناء تسمح للإدارة العليا بالتركيز على القضايا الحرجة المتعلقة بخطط الشركة أو الميزانية بكفاءة.”³

الإدارة بالاستثناء

في عالم الإدارة اليوم، المديرون يواجهون تحديات كثيرة. يريدون تحقيق التوازن بين الإشراف والتفويض⁴. الإدارة بالاستثناء تساعد في ذلك، حيث تركز على المهام الهامة وتحدد المشكلات الحرجة³.

هذا النهج يركز على المشكلات المهمة، لا على الأعمال اليومية³. يضمن استخدام الوقت والموارد بشكل أفضل. يتم التدخل فقط عند حدوث انحرافات كبيرة³.

الإدارة بالاستثناء تتضمن ستة عناصر أساسية: القياس والتوقع والاختيار والملاحظة والمقارنة واتخاذ القرار³. هذه العناصر تساعد في إدارة الأعمال بشكل فعال³.

استخدام الإدارة بالاستثناء يؤدي إلى تحسين الفعالية³. يساعد في التركيز على القضايا الحرجة، ويزيد من سرعة اتخاذ القرارات. يؤدي إلى نمو أفضل وأداء أعلى³.

لكن، هناك تحديات مثل خطر حدوث نتائج كارثية بسبب انحرافات كبيرة³. يتطلب ذلك مراقبة يدويًا دون أنظمة آلية، مما يزيد من الوقت والمال³.

على الرغم من هذه التحديات، الإدارة بالاستثناء يمكن أن تكون استراتيجية ناجحة إذا استخدمت بشكل صحيح⁵.

فوائد الإدارة بالاستثناء

الإدارة بالاستثناء هي طريقة فعالة لإدارة المنظمات. تركز على المشكلات الكبيرة بدلاً من متابعة كل شيء يوميًا. هذا يساعد في تحسين إنتاجية المنظمة وتحقيق النتائج بكفاءة أكبر⁶.

تحسين إنتاجية المنظمة

في صناعة المنتجات، قد يصل معدل الرفض إلى 5٪⁶. إذا زاد إلى 15٪، يبحث المديرون عن السبب⁶. الإدارة بالاستثناء تُتيح التركيز على هذه المشكلات وتحسين الإنتاجية⁶.

هذه الطريقة تُمكّن المديرين من التركيز على المهام الأكثر أهمية. في مجال تكنولوجيا المعلومات، إصدار تحديثات النظام في الوقت المناسب يعتبر مهمًا جدًا⁷.

الإدارة بالاستثناء تساعد أيضًا في تحديد المخاطر وتعامل معها بشكل أفضل⁶. هذا يُحسن من مرونة المنظمات واستجابتها للتغييرات السوقية.

في النهاية، الإدارة بالاستثناء تُسهم في تحسين إنتاجية المنظمة. كما تُتيح التركيز على المهام الأكثر أهمية، مما يزيد من الكفاءة والابتكار⁶⁷.,

تطبيق الإدارة بالاستثناء

الإدارة بالاستثناء هي طريقة قوية لتركيز الانتباه على المشكلات المهمة. تبدأ هذه الطريقة بوضع تطبيق الإدارة بالاستثناء والأهداف والمعايير المناسبة للمشروع⁸.

تحديد الأهداف والمعايير

يتم تحديد أهداف لمشروع معين. ثم مقارنة النتائج الفعلية بالنتائج المطلوبة⁹. هذا يساعد المديرين على التركيز على المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

تحليل الانحرافات والاستثناءات

موظفون لا يحتاجون إلى اتخاذ إجراء إذا لم يجدوا شذوذًا. ولكن، إذا وجدوا انحرافات، يُبلغون الإدارة العليا⁸⁹.

هذه الطريقة تتيح للشركات التركيز على الأهمية. وقد أثبتت فعاليتها في مختلف المنظمات، من الشركات الصغيرة إلى الكبيرة.

الخلاصة

الإدارة بالاستثناء هي طريقة فعالة لتركيز الجهود على الأهمية الحقيقية¹⁰. تساعد هذه الطريقة في إدارة المشروعات في القطاعين الخاص والعام¹⁰. تتيح للمنظمات التعامل بكفاءة أكبر مع المشكلات الرئيسية، مما يزيد من الإنتاجية¹¹.

تقلل التكاليف أيضًا من خلال التركيز على المسائل الحرجة وتجنب المشاكل الصغيرة¹¹.

الإدارة بالاستثناء تمكن الفرق وتحسن صنع القرار⁵. القادة يقررون بفعالية يتناسب مع أهداف المنظمة⁵. هذا يجعل المنظمة أكثر مرونة في ظل التغييرات السريعة في السوق.

في النهاية، الإدارة بالاستثناء استراتيجية قوية لنجاح المنظمات⁵. تركز على القضايا الحرجة وتساعد الفرق على العمل بشكل مستقل. هذا يزيد من الكفاءة ويحسن صنع القرار⁵.

في ظل التغيرات المستمرة في السوق، قد تكون هذه الممارسة مفتاح النجاح. تساعد المنظمات على الحفاظ على ميزتها التنافسية في الأسواق المحلية والدولية.

روابط المصادر

1. الإدارة بالاستثناء: المعنى والمزايا والعيوب – رائد الأعمال العربي – https://ar-entrepreneur.com/مهارات-إدارية/الإدارة-بالاستثناء/
2. untitled – https://documents.un.org/access.nsf/get?OpenAgent&DS=JIU/REP/2012/12&Lang=A
3. شرح معنى ” الإدارة بالاستثناء ” | دليل مصطلحات هارفارد بزنس ريفيو – https://hbrarabic.com/المفاهيم-الإدارية/الإدارة-بالاستثناء/
4. الإدارة بالاستثناء Management by Exception – http://kenanaonline.com/users/ahmedkordy/posts/209556
5. وصفة للنجاح.. “الإدارة بالاستثناء لتحقيق الأهداف” – https://www.cxarabia.com/وصفة-للنجاح-الإدارة-بالاستثناء-لتحقي/
6. التفكير النقدي: ما وراء القاعدة: التفكير النقدي في الإدارة بالاستثناء – FasterCapital – https://fastercapital.com/arabpreneur/التفكير-النقدي–ما-وراء-القاعدة–التفكير-النقدي-في-الإدارة-بالاستثناء.html
7. إدارة الوقت: التوقيت هو كل شيء: إدارة الوقت ضمن الإدارة بالاستثناء – FasterCapital – https://fastercapital.com/arabpreneur/إدارة-الوقت–التوقيت-هو-كل-شيء–إدارة-الوقت-ضمن-الإدارة-بالاستثناء.html
8. الإدارة بالاستثناء وعلاقتها بالتماثل التنظيمي للعاملين في المؤسسات التعليمية – https://journal.tu.edu.ye/index.php/artsep/article/view/1551
9. Microsoft Word – Ï. ãÍãæÏ ÅÈÑÇåíã ÎáÝ Çááå 11 – https://www.alaqsa.edu.ps/site_resources/aqsa_magazine/files/1167.pdf
10. ماهي برنس2 :: PRINCE2® wiki – https://prince2.wiki/ar/extras/what-is-prince2/
11. إدارة بالاستثناء – https://www.tidjma.tn/ar/glossary/pm-management-by-exception-3391/